Le mémo du RH : les 3 étapes clés du congé maternité

La gestion d’un congé maternité peut être un non sujet quand on est bien organisé. Avez-vous défini un process RH pour vous faciliter la gestion de ce moment particulier ?

C’est la garantie de la fluidité pour répondre aux obligations légales et vous assurer que les besoins de vos managers et des collaboratrices sont bien répondus.

Au sommaire de l’article

L’accueil et l’organisation de la grossesse au travail
La préparation du congé maternité
Organiser la reprise du travail post congé maternité

Même si un congé maternité est encadré légalement, il peut devenir la bête noire d’un manager (en perturbant l’activité et l’équilibre de son équipe). Et si il est mal accompagné, il risque d’entamer la relation de confiance entre la collaboratrice et son employeur.

Veiller à ce que l’organisation du congé se déroule de façon satisfaisante vous permet ainsi :

d’assurer la continuité de la production et de la performance, sans risque de perturber une équipe
de maintenir voire renforcer l’engagement et le lien de confiance entre le collaboratrice et son manager
de prévenir les risques psycho-sociaux et assurer la sécurité de vos collaboratrices à une période qui peut être à haut risque en terme de santé physique et psychologique.
d’asseoir votre conformité légale et ne pas fragiliser l’entreprise
de respecter une égalité de traitement entre les collaborateurs, sans discrimination d’un parcours ou d’un type de parentalité, sans laisser le traitement de vos collaborateurs conditionné à l’appréciation ou à l’expérience personnelle d’un manager.

Vous pouvez poursuivre ces objectifs à chacune des trois étapes cruciales qui compose un congé maternité. Voyons ensemble comment.

1- L’accueil et l’organisation de la grossesse au travail

Le manager sera généralement le premier dépositaire de la nouvelle, avant vous. Il n’existe aucune obligation légale concernant l’annonce de sa parentalité et le délai dans lequel elle doit être faite à son employeur. Néanmoins, la collaboratrice devra l’annoncer afin de pouvoir bénéficier de ses droits.

C’est quoi “bien accueillir” une annonce de grossesse ?

Même si chaque situation est unique selon la personnalité du référent et de ses liens avec l’intéressée, il y a tout de même des marqueurs d’une bonne réaction.

Félicitez, c’est une nouvelle heureuse ! Évitez les maladresses : “c’est un sale coup”, “comment on va faire”, “ça tombe au pire moment pour nous”, “tu le sais depuis longtemps?”, etc. C’est souvent un moment de stress pour la collaboratrice, alors facilitez lui la tâche.
Déclencher le process officiel. Les circonstances de l’annonce peuvent être informelles mais cela doit ensuite être formalisé ensuite. L’organisation d’un entretien RH formel est un vrai plus.
Interrogez les besoins éventuels de votre collaboratrice et informez des droits. Au-delà du légal, c’est l’occasion de mentionner votre culture et les dispositifs particuliers que vous avez mis en place dans votre entreprise.

Il vous faudra anticiper avant d’informer :

les aménagements du poste de travail pour certains métiers / aménagement horaires … Vérifier la compatibilité du poste avec la grossesse (le rythme de travail, la posture et les déplacements, l’exposition aux odeurs ou aux bruits, l’exposition à des produits dangereux, …)
les absences rémunérées sur le temps de travail pour les 7 RDV prénataux + 3 échographies

Quelques bonnes pratiques inspirantes :

Un module de formation “gestes et postures des futures mères” chez Carrefour
Une visite médicale préventive pour examiner les conditions de travail chez Castorama
Partage d’un kit parent à l’annonce de la grossesse chez Sport Heroes

2- La préparation du congé maternité

Le départ de la salariée se prévoit et s’anticipe. Quel impact sur la gestion de l’équipe ? Quels moyens pour remplacer ou aménager son poste ?

Avant le congé maternité

La collaboratrice, pour bien préparer son départ, doit avoir les informations liées à son eventuel remplacement / au moment du tuilage / à la réorganisation ou la suppression de certaines tâches dont elle avait la charge. Il ne faut pas sous estimer le temps de passation et de préparation du départ, ou encore le temps de formation du ou de la remplaçante. Cela prend du temps et il est d’autant plus important de bien l’anticiper car cela permettra de rassurer tout le monde.
Penser aux moments de convivialité, en organisant un pot de départ ou une petite attention.

Un entretien de départ permet de :

Convenir des modalités de communication pendant le congé et vérifier les préférences/besoins de la collaboratrice. La collaboratrice choisit en toute liberté si elle souhaite rester informée ou non des nouvelles de l’entreprise. Vous ne pourrez pas prendre contact avec votre salariée avant son retour (contrat suspendu).
Aborder les étapes suivantes : information de la date prévisionnelle de retour, droits de la collaboratrice, organisation de la reprise du travail. Cela permet de rassurer votre collaboratrice sur l’après et de partir l’esprit tranquille.
Anticiper les questions administratives / paie. Vous pouvez confirmer la personne contact sur le sujet si elle est différente du contact RH habituel.

Bonnes pratiques :

Chez Worklife : envoi d’une newsletter mensuelle donnant les actualités de l’entreprise

3- Organiser la reprise du travail post congé maternité

La reprise est elle aussi encadrée légalement mais force est de constater que les obligations légales ne sont pas souvent respectées. 81% des femmes reprennent le travail après leur congé maternité sans bénéficier de leurs droits basiques.

Quels sont ces droits ?

Entretien de retour obligatoire avec son manager
Rattrapage des augmentations collectives pour le congé maternité
Encadrement des modifications de la fiche de poste et de l’environnement de travail (missions identiques ou équivalentes)
Visite médicale obligatoire dans les 8 jours suivant le retour sur le temps de travail (le médecin pourra proposer des aménagements de poste, voire un reclassement). En tant qu’employeur, vous vous exposer à des risques si elle n’est pas mise en place : la salariée peut par exemple demander des dommages et intérêts pour le préjudice subi en raison de l’absence de visite médicale, ou remettre en cause le bien-fondé d’un licenciement qui surviendrait postérieurement.

Des dispositions légales spécial allaitement :

Des pauses allaitements : 30 minutes de pause le matin et l’après-midi sont instaurées pour tirer son lait. Ces temps sont non rémunérés sauf dispositions contraires de votre convention collective ou accord d’entreprise, pensez à vérifier.
L’entreprise qui emploie plus de 100 salariées peut être mise en demeure d’installer un local d’allaitement dans son établissement (ou à proximité).
Les dispositions concernant l’allaitement au travail sont valables pendant un an à partir de la naissance de l’enfant.

Si l’entretien obligatoire peut se tenir avec le manager, il peut être utile et bénéfique de le mener avec son référent RH également.

Prévoyez également un entretien RH avec le manager en amont pour vous assurer qu’il ou elle a pris la mesure de l’enjeu de reprise pour sa collabotrice, qu’il a en tête les mesures et les ressources qu’il devra proposer / respecter.

Quelques bonnes pratiques